事務局業務アウトソーシング


ソリューションサービス例


スポーツ共同事業研究所はスポーツ団体の問題と課題に合わせて、日々の事務局業務の効率化と運営の組織化につながるアウトソーシングサービスを提供します。



コスト削減


事務局運営には有給スタッフ(有償ボランティア含む)にかかる人件費(給与・保険・交通費等)や事務局賃貸料、光熱費、通信費など様々なコストがかかります。当法人ではこのようなコストの削減を真剣に考えているスポーツ団体の支援を行います。当法人のサービスによって、人件費を外注費に変えることによるコストダウン、事務局を当法人に置くことによる事務局賃貸料、光熱費、通信費のカットが可能となります。

当法人では事務局使用料、水道光熱費を月額料金に含めたものとしていますので、別途いただくことはありません。交通費や通信費に関してはスポーツ団体の依頼によって発生したものに関しては実費をご請求しますが、通常の当法人内業務においてはこれらコストをご請求することはありません。(電話料金が一定額を超えた場合はご請求することがあります)


特定スタッフへの業務集中解消


多くのスポーツ団体は人材不足やスタッフの本業との兼ね合いから、事務局業務と他の部局業務を兼務することがほとんどです。この業務が一部のスタッフに集中してしまうとスタッフ本人の日常生活にも支障をきたし、運営業務の効率化は図れません。当法人では団体代表者、理事が事務局スタッフを兼務している場合や事務局スタッフの高齢化による退務、ボランティアスタッフの私的都合による業務離脱等で特定スタッフへの業務集中が懸念されるスポーツ団体を支援します。



コア業務への集中


スポーツ団体の運営業務は事務局業務だけでなく、スポーツの普及と発展、選手・指導者の育成、運営費確保やスポンサー獲得、行政や地域との連携といったその他専門部局のコア業務によって支えられています。定型化された業務をアウトソーシングすることは、このコア業務に多くのスタッフを投入できることにつながります。当法人では運営を継続的に発展させることためにコア業務に集中する必要性を感じているスポーツ団体を全力で支援します。


スタッフの役割を明確にしたい


スポーツ団体運営に携わるスタッフの多くはいわゆる「ボランティアスタッフ」です。一般企業とは異なり、スタッフは私的都合により会議や打ち合わせ、大会・イベントに必ず出席できるものとは限りません。また、有給スタッフとは異なり、業務の対価を得ているわけではありませんので、業務責任の所在が不明確になりがちです。当法人ではスポーツ団体の事務局業務である「進捗管理」「人材管理」「ルールづくり」をアウトソーシングすることにより、外注業者と運営スタッフの役割を明確化し、かつ責任の所在を明確にすることで、団体運営の組織化を支援いたします。


事務局の設置や窓口の一本化をしたい


全てのスポーツ団体が事務局を設置し、会員やスタッフ、外部からの問い合わせに対応できているわけではありません。スポーツ団体によってはスタッフの自宅や職場を「事務局」としたり、複数のスタッフによって窓口対応を行なっていることがあります。これらの場合、問い合わせ対応が遅くなったり、他部局等への連絡を失念したりすることもありえます。当法人では、常時、外部・スタッフ・会員等への対応、報告、連絡が可能な窓口の設置・一本化を希望されるスポーツ団体に、当法人を「事務局」として使用していただく支援を行います。


万が一に備えて


スポーツ団体の活動にはアクシデントが付き物です。選手・スタッフのケガ、利用施設の物損事故など、予期せぬ事態が起きた場合は迅速かつ的確な対応が必須です。最近では団体内部の不適切な事案も増えてきております。当法人では、万が一に備えて、初動対応や専門家の助言、事故時、不適切事案発生時の対応マニュアルの必要性を感じられるスポーツ団体を全面的に支援します。